Rất nhiều khách hàng FDI và ngân hàng tìm đến Now Creative Gifts với cùng một câu hỏi: "Lần đầu đặt quà tặng số lượng lớn, tôi cần chuẩn bị những gì và mất bao lâu?" Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm đơn hàng quà tặng doanh nghiệp, dưới đây là quy trình 5 bước rõ ràng nhất mà chúng tôi áp dụng — để bạn chủ động lên kế hoạch thay vì bị động vào phút chót.
Bước 1 — Tư vấn nhu cầu và ngân sách
Đội ngũ tư vấn tìm hiểu về dịp tặng quà, số lượng dự kiến, ngân sách và yêu cầu riêng (ví dụ: tuân thủ tiêu chuẩn ESG, cá nhân hoá theo cấp bậc, bảo mật thông tin khách VIP). Giai đoạn này có thể trao đổi song ngữ Anh-Việt.
Bước 2 — Thiết kế mẫu theo bộ nhận diện thương hiệu
Dựa trên brand guideline của khách hàng (màu sắc, logo, thông điệp), đội ngũ thiết kế đề xuất 2-3 phương án mẫu để lựa chọn trước khi đi vào sản xuất thử.
Bước 3 — Duyệt mockup và xác nhận số lượng
Khách hàng duyệt mockup thực tế (không chỉ bản vẽ), điều chỉnh nếu cần, sau đó chốt số lượng chính thức. Với ngân hàng, bước này có thể qua nhiều vòng duyệt nội bộ — Now Creative Gifts hỗ trợ điều chỉnh linh hoạt mà không phát sinh trễ tiến độ.
Lời khuyên từ chuyên gia Now Creative Gifts: Luôn dành ra ít nhất 3-5 ngày dự phòng giữa lúc duyệt mockup xong và mốc cần giao hàng thực tế — đặc biệt nếu quy trình duyệt nội bộ của bạn cần qua nhiều cấp phê duyệt.
Bước 4 — Sản xuất
Thời gian sản xuất trung bình 7-15 ngày làm việc tuỳ độ phức tạp và số lượng. Với đơn hàng gấp vào mùa cao điểm, có phương án rút ngắn tiến độ nếu đặt trước tối thiểu 3-4 tuần.
Bước 5 — Đóng gói và giao hàng
Đóng gói theo tiêu chuẩn phù hợp với mục đích sử dụng (gửi nội bộ, gửi đối tác quốc tế, hoặc trao trực tiếp tại sự kiện), giao hàng theo từng đợt nếu cần trải dài theo lịch sự kiện của doanh nghiệp.
→ Đã sẵn sàng bắt đầu? Gọi hotline 0903 256 693 với thông tin dịp tặng quà và số lượng dự kiến để nhận báo giá sơ bộ trong 24 giờ.
Mốc thời gian chi tiết theo từng giai đoạn
Con số "7-15 ngày" thường được nhắc đến khá chung chung trên các trang quà tặng — dưới đây là cách chia nhỏ theo từng giai đoạn để bạn dễ lên lịch nội bộ và biết chính xác cần chốt thông tin gì vào thời điểm nào.
| Giai đoạn | Thời gian tham khảo | Đầu việc chính |
|---|---|---|
| Tư vấn & chốt ngân sách | 1-2 ngày | Xác nhận dịp tặng quà, số lượng, ngân sách và yêu cầu riêng |
| Thiết kế & làm mockup | 2-4 ngày | Đề xuất 2-3 phương án theo bộ nhận diện thương hiệu |
| Sản xuất mẫu thử (nếu cần) | 5-7 ngày | Áp dụng cho đơn cần duyệt mẫu vật lý trước khi sản xuất hàng loạt |
| Sản xuất hàng loạt | 7-15 ngày | Tuỳ số lượng và độ phức tạp của tuỳ chỉnh |
| Đóng gói & giao hàng | 2-5 ngày | Có thể chia nhiều đợt theo lịch sự kiện của doanh nghiệp |
(Các mốc trên mang tính tham khảo cho đơn hàng tiêu chuẩn — đơn có sản xuất mẫu thử hoặc tuỳ chỉnh sâu sẽ cần cộng thêm thời gian tương ứng.)
Số lượng đặt tối thiểu (MOQ) tăng theo độ sâu tuỳ chỉnh
Một nguyên tắc chung nên biết trước khi hỏi giá: MOQ không cố định cho mọi loại tuỳ chỉnh. In logo trên sản phẩm có sẵn thường có MOQ thấp nhất và thời gian nhanh nhất. Đổi màu sắc hoặc chất liệu riêng theo yêu cầu thường cần số lượng lớn hơn để tối ưu chi phí sản xuất. Thiết kế khuôn mới hoàn toàn (ví dụ một sản phẩm chưa từng có trên thị trường) thường đòi hỏi MOQ cao nhất và thời gian dài nhất do chi phí làm khuôn cố định phải được phân bổ trên đủ số lượng. Nắm rõ nguyên tắc này giúp bạn cân đối giữa mức độ độc quyền của thiết kế và ngân sách/thời gian thực tế.
Điều khoản hợp đồng, thanh toán và hồ sơ trước khi sản xuất hàng loạt
Trước khi bước vào sản xuất số lượng lớn, doanh nghiệp FDI và ngân hàng thường cần đầy đủ hồ sơ để hoàn tất phê duyệt nội bộ: báo giá chính thức có đóng dấu, hợp đồng nêu rõ mốc bàn giao (milestone) và điều kiện nghiệm thu, cùng hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) hợp lệ. Với đơn hàng lớn, thông thường sẽ có đặt cọc trước khi vào sản xuất và thanh toán phần còn lại khi nghiệm thu hoặc trước khi giao hàng — cụ thể theo thoả thuận giữa hai bên. Nên trao đổi rõ các điều khoản này ngay từ bước tư vấn để không phát sinh trì hoãn khi đã cận deadline.
Những câu hỏi thường gặp về số lượng và thời gian
- Số lượng đặt tối thiểu (MOQ) là bao nhiêu? Linh hoạt tuỳ sản phẩm, từ vài chục set quà VIP đến hàng nghìn phần quà toàn hệ thống.
- Có thể đặt gấp không? Có, nhưng nên liên hệ trước ít nhất 1-2 tuần so với bình thường để sắp xếp nguồn lực sản xuất.
Chính sách hỗ trợ sau giao hàng và xử lý lỗi sản phẩm
Đây là phần hầu hết các đơn vị quà tặng không nhắc đến công khai, nhưng lại là điều doanh nghiệp nên hỏi rõ trước khi đặt hàng: nếu phát hiện lỗi sản phẩm (in sai, lỗi chất liệu, thiếu hàng) sau khi đã nhận hàng thì quy trình xử lý ra sao, thời gian đổi/bù hàng là bao lâu, và ai là đầu mối chịu trách nhiệm. Now Creative Gifts có quy trình tiếp nhận phản hồi và xử lý lỗi sản phẩm rõ ràng sau giao hàng, với đầu mối liên hệ cố định trong suốt vòng đời đơn hàng — không chỉ dừng lại ở thời điểm giao hàng thành công.
Vì sao doanh nghiệp chọn đồng hành cùng Now Creative Gifts
- 20 năm kinh nghiệm, quy trình 5 bước rõ ràng, minh bạch từng giai đoạn.
- Hỗ trợ song ngữ Anh-Việt xuyên suốt quy trình, phù hợp với đội ngũ quản lý nước ngoài.
- Linh hoạt với đơn hàng gấp, có phương án rút ngắn tiến độ khi cần.
- Có chính sách hỗ trợ sau giao hàng và xử lý lỗi sản phẩm rõ ràng — không "bặt vô âm tín" sau khi đã nhận thanh toán.
Sẵn sàng bắt đầu đơn hàng quà tặng của bạn?
Liên hệ Now Creative Gifts ngay hôm nay để nhận báo giá và mốc thời gian cụ thể, phù hợp với kế hoạch và ngân sách của doanh nghiệp bạn.
- Gọi hotline 0903 256 693 để nhận báo giá
- Nhắn tin qua fanpage Now Communications (facebook.com/NowCommunicationsVN)
- Đội ngũ tư vấn phản hồi trong ngày làm việc
